“La forma de trabajar a cambiado, pero la mayoría de las oficinas siguen igual”. Con esta frase la empresa Herman Miller nos introduce en su concepto de nuevos diseños para espacios de oficina que buscan mejorar el ambiente de trabajo. Es curioso que sea esta empresa la que ahora proponga cambios en la forma de los espacios de trabajo, ya que es a ella a la que se atribuye en 1968 la invención del cubículo de oficina tan odiado por tantos trabajadores, pero los tiempos han cambiado y tal y como he titulado el post se trata de renovarse o morir.
En la actualidad la oficina es mucho más que un simple espacio donde cumplir con las obligaciones diarias, el diseño debe permitir desarrollar todas las tareas que sean necesarias y lograr que los empleados quieran ir a trabajar y se sientan parte de la empresa. Además, debe contribuir a la construcción de una buena imagen global de la empresa.
Este concepto de nuevo diseño de oficinas no es nuevo en el mundo anglosajón, quizá el gran público lo ha empezado a ver ahora con las grandes empresas de internet, como Google, Facebook, etc.
Sin embargo este concepto empezó muchos años atrás. En 1936 la compañía Johnson pidió a Frank Lloyd Wright que a la hora de realizar su proyecto interpretase la idea del sueño americano, donde el trabajador está contento en su puesto, se siente realizado profesional y personalmente, la gente se relaciona la una con la otra, se sienten iguales, unidos, como una gran familia. Parece que Wright consiguió su propósito ya que años después el propio Hib Johnson admitió que gracias a la nueva organización de las oficinas y al ambiente que se había logrado crear el rendimiento de su empresa había mejorado hasta un 25%.
Hasta ahora en España no había muchos ejemplos que implementara estos conceptos, sin embargo los tiempos y la tan denostada crisis empiezan a obligar a cambiar la forma de concebir el lugar de trabajo por parte del empresario.
¿Cómo se han adaptado los espacios de oficina a este cambio de paradigma? ¿Cómo puedo adaptar mi empresa, mi oficina a esta nueva forma de trabajar?
Todos estos conceptos nos llevan a espacios de trabajo abiertos, colaborativos, sin despachos predeterminados, donde el empleado elija cada día el lugar donde quiere trabajar. De esta forma se puede optimizar el trabajo ya que hay empleados que solo usan su despacho un 10 % del tiempo, por lo que es un desperdicio que lo tenga a su disposición todo el día.
Al empezar este tipo de proyectos primero hay que analizar la forma de trabajo de la empresa, no todas pueden funcionar simplemente con todos los espacios abiertos, por ejemplo un gabinete de psicología, necesita tener zonas de intimidad donde los pacientes puedan sentirse tranquilos y con confianza, sin embargo hay tareas dentro de ese mismo gabinete que si permiten trabajar en espacios abiertos, incluso algunas de esas tareas, como puede ser la formación, invitan a crear espacios modulables e intercambiables con otras tareas.
Es, por lo tanto, imprescindible hablar con la empresa, analizar a que actividad se dedican, como trabajan actualmente, etc. y en función de esos parámetros adaptar el diseño para ajustarlo a sus necesidades.
En las tendencias actuales lo que más utilizan es el concepto de espacios abiertos, la intención que es que haya más comunicación entre empleados. Sin embargo utilizar solo estos espacios dejan cojos determinados trabajos y necesidades de la empresa. Hay que combinarlos con despachos que puedan ser utilizados por los empleados indistintamente. Los empleados no tendrán una zona asignada, ni fija en la oficina, sino que, cada empleado, buscará el espacio que mejor se adapte al trabajo que deberá realizar en cada momento.
Aparecen por lo tanto múltiples espacios de trabajo:
1.- Espacios abiertos donde se encuentran los puntos de trabajo individuales.
2.- Espacios compactos que se encuentran próximos a los puntos de trabajo individuales o áreas comunes, que permite a las personas reunirse y conectarse con los demás durante un periodo de tiempo breve.
3.- Espacios de oficina que generalmente pertenece a un equipo asignado a un proyecto específico, a largo plazo.
4.- Espacios de reunión diseñados para el intercambio de información, tratándose de un orador o de un grupo de compañeros hablando y escuchándose entre sí.
El cambio debe abarcar la empresa de forma global, no tiene que quedarse en un mero “cambio cosmético de adecentar una zona común donde los trabajadores puedan relacionarse durante 15 minutos para luego volver a la triste realidad de la zona de trabajo” .
